L’intelligenza artificiale è pronta a trasformare il lavoro d’ufficio, ma la disponibilità di strumenti tecnologici sempre più avanzati non è sufficiente. La vera sfida per le imprese italiane riguarda la capacità dei dipendenti di utilizzare l’IA in maniera consapevole, produttiva e sicura.
È quanto emerge dal Rapporto “Intelligenza Artificiale, competenze reali. La sfida della formazione per portare l’IA nel lavoro quotidiano degli uffici”, elaborato dall’Osservatorio Scientifico di Expo Training.
Il modello di ricerca prende in considerazione un campione di 500 imprese italiane con almeno dieci addetti e una persona impiegata in attività d’ufficio, appartenenti ai settori della manifattura, del commercio e dei servizi di mercato non finanziari.
Secondo lo scenario analizzato, per l’83,8% delle aziende esiste una forte necessità di sviluppare nuove competenze legate all’intelligenza artificiale. Allo stesso tempo, l’82,4% non registra ancora alcun utilizzo noto di queste tecnologie nelle normali attività lavorative.
I dati presentati hanno carattere ipotetico e fanno parte del modello analitico sviluppato dall’Osservatorio per esaminare diffusione, ostacoli, fabbisogni formativi e possibili applicazioni dell’IA negli uffici.
L’intelligenza artificiale è ancora poco presente negli uffici
Nel modello elaborato da Expo Training, le sperimentazioni individuali interessano l’8,6% delle imprese, mentre i progetti pilota si fermano al 3,6%.
Soltanto il 5,4% avrebbe già integrato gli strumenti di intelligenza artificiale in maniera operativa e regolare. Complessivamente, appena il 17,6% delle imprese risulta associato ad almeno una forma di utilizzo.
La distinzione tra sperimentazioni individuali, progetti pilota e adozione regolare permette di separare gli utilizzi occasionali dall’effettiva integrazione dell’IA nei processi aziendali.
Provare uno strumento per scrivere un’email o riassumere un documento, infatti, non significa aver introdotto realmente l’intelligenza artificiale nell’organizzazione del lavoro.
La mancanza di competenze è il principale ostacolo
Il problema più rilevante non sembra essere la disponibilità della tecnologia, ma la preparazione delle persone chiamate a utilizzarla.
Il 59,6% delle imprese indica l’insufficienza delle competenze interne come il principale ostacolo all’adozione dell’intelligenza artificiale.
Seguono la difficoltà nel riconoscere casi d’uso e benefici concreti, segnalata dal 51%, e le preoccupazioni legate alla riservatezza e alla sicurezza dei dati, indicate dal 48,2%. Il 42,1% lamenta invece la mancanza di tempo da dedicare alla sperimentazione.
Questi numeri mostrano come l’adozione dell’IA non possa essere ridotta all’acquisto di un software. Per introdurre realmente questi strumenti occorrono regole, obiettivi, competenze e procedure di controllo.
Il fattore umano resta centrale
Dal Rapporto emerge che il 68,6% delle imprese non propone ancora attività formative dedicate all’intelligenza artificiale.
Il 17,2% si limita a organizzare incontri introduttivi, mentre soltanto il 10,8% prevede un percorso strutturato, accompagnato da obiettivi definiti e da una verifica finale delle competenze acquisite.
Una formazione efficace non dovrebbe limitarsi a spiegare come funziona un sistema di intelligenza artificiale. I dipendenti devono imparare a scegliere quando utilizzarlo, formulare richieste adeguate, riconoscere gli errori e verificare l’attendibilità dei risultati.
Nel modello analizzato, il 74,6% delle imprese considera prioritaria la formazione sulla verifica delle fonti e degli errori. Il 73,8% indica la protezione delle informazioni riservate, mentre il 71,6% ritiene importante imparare a formulare istruzioni efficaci.
Per il 67,2%, inoltre, è necessario saper individuare i casi nei quali l’IA può realmente offrire un vantaggio.
Dalle email ai fogli di calcolo: come utilizzare l’IA
Tra le applicazioni considerate più utili figurano la produzione di documenti, relazioni e presentazioni, indicata dal 69,8% delle imprese, e la gestione di email e comunicazioni, scelta dal 66,4%.
Il 61,4% guarda all’analisi dei dati e dei fogli di calcolo, mentre il 56,6% considera utile l’intelligenza artificiale per la ricerca di informazioni negli archivi. Il 50,2% la utilizzerebbe per predisporre offerte e supportare le attività commerciali.
Il Rapporto prende in considerazione anche l’assistenza ai clienti, il supporto amministrativo, le traduzioni e i servizi dedicati al personale.
Gli esempi proposti trasformano queste attività in esercitazioni concrete. Per la redazione di verbali e relazioni, l’IA può aiutare a sintetizzare appunti o trascrizioni autorizzate, ma decisioni, scadenze e possibili omissioni devono essere sempre controllate da una persona.
Negli archivi può facilitare la ricerca di una procedura, verificandone però versione, provenienza e accessibilità. Nelle attività amministrative può essere impiegata per confrontare ordini e fatture, senza affidarle approvazioni o pagamenti.
Un percorso formativo modulare di 24 ore
Per rispondere alla carenza di competenze, Expo Training propone un percorso formativo modulare della durata di 24 ore, da adattare alle mansioni dei partecipanti, agli strumenti autorizzati dall’azienda e al livello iniziale di preparazione.
La durata non viene presentata come uno standard universale, ma come una scelta progettuale da sperimentare e personalizzare.
Il programma combina conoscenze teoriche, esercitazioni pratiche e verifica dell’apprendimento. I moduli riguardano:
comprensione degli strumenti e dei loro limiti;
formulazione delle richieste e lavoro sui documenti;
controllo dei risultati e protezione delle informazioni;
laboratori costruiti sulle differenti mansioni aziendali;
prova finale e trasferimento delle competenze nel lavoro quotidiano.
L’obiettivo è superare una formazione generica e costruire percorsi collegati alle attività realmente svolte negli uffici.
Barberis: “Il controllo umano resta indispensabile”
Secondo Carlo Barberis, presidente di Expo Training, la capacità delle imprese di beneficiare dell’innovazione dipenderà direttamente dalle strategie adottate per riqualificare il personale.
“Non basta disporre di software evoluti. Occorre avviare percorsi formativi mirati e modulari che insegnino al personale l’uso consapevole dello strumento e, soprattutto, l’importanza del controllo umano.”
Per Barberis, soltanto attraverso lo sviluppo di competenze adeguate sarà possibile trasformare l’intelligenza artificiale in una reale leva di produttività e crescita per il sistema produttivo italiano.
La tecnologia può velocizzare numerose attività, dalla scrittura dei documenti all’analisi dei dati, ma la qualità del risultato continuerà a dipendere dalla capacità delle persone di porre le domande corrette, proteggere le informazioni e verificare ciò che viene prodotto.
